Gestão e Tecnologia
Por Equipe Ecclesiato · · 4 min de leitura
O retiro de famílias abre as inscrições e, em dois dias, a secretaria tem um problema: a mãe inscreveu a família inteira num formulário só, o pai inscreveu de novo pelo próprio celular, e o pagamento chegou num Pix só para quatro pessoas. Quem pagou? Quem vai? Quantas camisetas de cada tamanho?
A inscrição de família é o caso mais comum em evento de igreja, e o que mais quebra os formulários pensados para uma pessoa só.
O que muda quando uma pessoa inscreve várias
- Cada pessoa é uma inscrição. Mesmo que a mãe preencha tudo, cada membro da família precisa do próprio nome, das próprias respostas (camiseta, restrição alimentar, idade) e do próprio ingresso para a entrada.
- O pagamento é um só. A família paga junto, e é preciso saber que aquele valor cobre aquelas quatro inscrições.
- O grupo precisa aparecer junto. Na lista, a secretaria precisa ver que aquelas quatro pessoas vieram no mesmo envio, para conferir o pagamento e montar os quartos.
1. Pergunte por pessoa, não por família
O formulário que pergunta "quantas pessoas da sua família vão?" e pede os tamanhos de camiseta num campo de texto gera uma planilha impossível de somar. Repita as perguntas para cada pessoa: nome, idade ou data de nascimento, camiseta, restrição alimentar.
2. Ponha um limite por envio
Uma família costuma ter de duas a seis pessoas. Um limite evita que alguém inscreva o grupo de jovens inteiro num envio só e trave a conferência.
3. Defina o preço da criança antes de abrir
Criança paga? Até que idade é gratuita? A partir de quantos anos paga meia? Essa regra precisa estar no texto do evento, e os lotes precisam refleti-la. Sobre o custo por pessoa: quanto custa um retiro de jovens por pessoa.
4. Confira pelo envio
Na conferência, olhe o grupo, não a pessoa: este envio tem quatro inscrições, o pagamento cobre as quatro? Quando alguém paga só uma parte, a secretaria precisa conseguir dar baixa só no que foi pago.
5. Ingresso por pessoa na entrada
No dia, cada pessoa apresenta o próprio ingresso, mesmo que a família chegue junta. É o que permite saber quem de fato veio e quantas refeições servir.
Os erros mais comuns
- Um formulário por família, com os nomes num campo de texto.
- Pagamento por Pix avulso, sem identificar de quem é, conferido depois pelo extrato.
- A mesma família inscrita duas vezes, por pessoas diferentes.
- Lista de quartos montada à mão a partir das inscrições, sem saber quem é da mesma família.
Como funciona no Ecclesiato
Nos eventos e inscrições:
- A igreja liga a "Inscrição em grupo ou família" no evento e define quantas pessoas cabem num envio.
- Quem inscreve escolhe quantas pessoas vão e preenche o formulário de cada uma, com as perguntas que a organização definiu.
- O envio inteiro é pago de uma vez, por Pix na própria página, e cada inscrição guarda a sua parte do valor. Lotes e cupons valem como em qualquer inscrição.
- Na lista de inscrições, o envio aparece com o selo do grupo, e o detalhe mostra quem veio junto. Ao registrar um pagamento à mão, a equipe escolhe se ele vale só para aquela inscrição ou para o grupo todo.
- Cada pessoa tem o próprio ingresso com QR Code, e o check-in é por pessoa.
- Quem perdeu o comprovante encontra a própria inscrição pelo link do evento.
- O pagamento online do evento só funciona depois da primeira cobrança da assinatura. Antes disso, o evento pode registrar as inscrições com o pagamento feito por fora.