Administração da Igreja
Por Equipe Ecclesiato · · 4 min de leitura
A livraria da igreja quase nunca dá prejuízo grande. Ela dá prejuízo pequeno e invisível: o livro que saiu sem ser anotado, a bíblia que ninguém lembra se foi paga, a caixa de camisetas do congresso de dois anos atrás que ainda ocupa o armário. No fim do ano, ninguém sabe dizer se a livraria se pagou.
Diferente da cantina, que vende muito em pouco tempo, a livraria e o bazar vendem pouco e sempre: um livro depois do culto, uma bíblia no congresso, uma camiseta no retiro. É exatamente esse ritmo que faz o controle escapar.
Separe da cantina
O primeiro passo é o mais simples e o mais ignorado: a livraria não divide o caixa com a cantina. Quando divide, o faturamento do café inclui os livros, o estoque de bíblias fica ao lado do estoque de refrigerante, e ninguém consegue responder quanto a livraria vendeu no mês.
Cada um com o seu caixa, os seus produtos e o seu relatório. Sobre a cantina: cantina e PDV na igreja.
Cadastre o que está na prateleira
Uma lista com nome, preço e quantidade de cada produto. Parece óbvio, mas quase nenhuma livraria de igreja tem essa lista atualizada. Algumas regras ajudam:
- Um produto por variação. Camiseta P, M e G são três produtos, cada um com o seu estoque. Juntar tudo em "camiseta" é o motivo de o tamanho que falta nunca aparecer.
- Pause, não apague. O livro que acabou e não vai ser reposto sai da venda, mas continua no histórico.
- Conte o estoque antes de começar. O primeiro cadastro precisa partir da contagem física, não do caderno.
Registre toda venda, na hora da venda
A venda que fica "para anotar depois" não é anotada. O registro precisa acontecer ali, no balcão, em segundos: o que saiu, quanto custou e como foi pago, se em dinheiro, Pix ou cartão. A forma de pagamento importa porque é ela que a tesouraria confere com o extrato e com o dinheiro do caixa.
Feche o mês com números
No fim do mês, três respostas:
- Quanto a livraria vendeu, e quanto disso entrou em dinheiro, Pix e cartão.
- Quais produtos mais saíram, para saber o que repor antes do próximo evento.
- O que está parado no estoque há meses.
Esses números vão para a tesouraria, que lança a receita no financeiro da igreja.
Consignação: combine por escrito
Muitas livrarias de igreja trabalham com livros em consignação: a editora ou o distribuidor deixa os exemplares, a igreja paga só o que vendeu e devolve o resto. Funciona bem, desde que fique escrito: quais títulos, quantos exemplares, a que preço, qual a comissão da igreja e quando é o acerto. Sem isso, o acerto vira discussão sobre quantos livros vieram.
Quem cuida da livraria
A livraria costuma ser trabalho de uma ou duas pessoas voluntárias. Vale que elas tenham acesso só à livraria, e não ao financeiro inteiro da igreja, e que alguém da tesouraria confira o fechamento do mês. Não é desconfiança: é o que protege quem cuida do caixa.
Como funciona no Ecclesiato
Na loja da igreja, a livraria, o bazar e a banca de camisetas têm um caixa separado da cantina:
- Cada produto tem nome, categoria, preço e estoque. Produto pausado sai da venda e continua cadastrado.
- A venda é feita no navegador do celular ou do tablet: toque nos produtos, escolha dinheiro, Pix ou cartão e registre. Não precisa de maquininha ligada ao sistema; a forma de pagamento fica anotada na venda.
- O estoque baixa a cada venda. Quando resta uma unidade, o produto avisa; zerado, aparece como esgotado. A venda excluída devolve os produtos ao estoque.
- A tela de vendas mostra o total do período, o valor por forma de pagamento e os mais vendidos, e exporta em planilha ou PDF para a tesouraria.
- Quem cuida da livraria entra com o papel Loja e vê só a loja.
- A loja não faz fiado, venda pela internet nem controle de consignação: o acerto com a editora continua sendo feito à parte.