Ferramenta gratuita do Ecclesiato · Eventos · Para: Pastor, líder de ministério e organizador
Congresso, retiro de jovens, ceia de Natal, batismo, encontro de casais: a conta é sempre a mesma. Some o que é fixo, some o que é por pessoa, divida. O problema é que ninguém faz isso antes, e o buraco aparece na semana do evento. Preencha abaixo e leve o orçamento pronto para a reunião.
Gratuita, sem cadastro e sem e-mail. O cálculo roda no navegador de quem preenche e os valores não são enviados aos nossos servidores.
Em resumo
- Separa o que é custo fixo do que é custo por participante
- Calcula o custo por pessoa e o valor de inscrição que fecha a conta
- Mostra o rombo antes dele existir, com o subsídio da igreja declarado
- Orçamento em PDF para levar à reunião de liderança
O que o documento traz
Estas são as categorias que a ferramenta preenche e que saem no PDF. Categoria zerada não entra no documento.
Estrutura e local
O que você paga independentemente de virem 40 ou 140 pessoas.
- Aluguel do local ou sítio — Diária fechada do espaço, chácara ou salão.
- Som, luz e projeção — Locação de equipamento e operador, quando não é da casa.
- Decoração e montagem — Painel, flores, tecidos, mesas e cadeiras extras.
- Segurança, limpeza e seguro — Contratação de terceiros e seguro do evento, se houver.
Custo por participante
Aqui você digita o valor de UMA pessoa. A calculadora multiplica pelo total esperado.
- Alimentação por pessoa (por pessoa) — Some todas as refeições do evento inteiro, não só uma.
- Hospedagem por pessoa (por pessoa) — Só em retiro ou acampamento. Deixe zero em evento de um dia.
- Transporte por pessoa (por pessoa) — Ônibus ou van dividido pelo número de passageiros.
- Material e kit do participante (por pessoa) — Camiseta, crachá, apostila, caneca, sacola.
Ministração e programação
Quem vem de fora custa caro e é o item que mais some do orçamento inicial.
- Preletor: oferta, passagem e hospedagem — Some tudo. Passagem aérea de última hora já arruinou muito retiro.
- Banda ou ministério de louvor convidado — Cachê, transporte e alimentação da equipe.
- Recreação, oficinas e premiação — Materiais de dinâmica, brindes, gincana.
Comunicação e imprevistos
O último bloco é o que separa orçamento de chute.
- Divulgação e impressos — Arte, banner, panfleto, impulsionamento.
- Taxas de pagamento e plataformas — Maquininha, gateway, taxa de inscrição online.
- Reserva para imprevistos — Reserve 10% do total. Sempre chove, sempre falta, sempre aparece mais um.
O evento não estoura no dia. Ele estoura na planilha que ninguém fez.
A conversa começa animada e termina no prejuízo pelo mesmo caminho todas as vezes: alguém estima o custo total de cabeça, divide pelo número de pessoas que gostaria de ter, e anuncia a inscrição. Quando aparecem 60 em vez de 120, o custo fixo continua o mesmo e a diferença sai do caixa da igreja, no mês seguinte, sem ninguém ter decidido isso.
O erro técnico é sempre confundir custo fixo com custo por pessoa. O sítio custa o mesmo com 40 ou 140. O almoço, não. Quando os dois estão embolados num número só, você não consegue responder a pergunta que decide tudo: a partir de quantos inscritos o evento se paga?
E existe o custo que ninguém orça: o preletor de fora. Oferta, passagem, hospedagem e alimentação de um convidado costumam somar mais que a decoração inteira, e quase sempre entram na conta depois que a inscrição já foi anunciada.
Como usar
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Estime o público pelo pessimismo
Use o número que você tem certeza de que vem, não o que você espera. Se sobrar dinheiro, ótimo. Orçamento otimista não é fé, é a origem do rombo.
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Separe fixo de por pessoa
No bloco de estrutura, digite o valor total. No bloco por participante, digite o valor de uma pessoa só: a calculadora multiplica. É essa separação que faz o número final ser confiável.
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Decida o subsídio antes, não depois
Se a igreja vai bancar parte para a inscrição caber no bolso dos jovens, declare o valor. Subsídio decidido antes é investimento; subsídio descoberto depois é prejuízo.
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Leve o PDF para a reunião
Aprovação de liderança sai mais rápido com número na mesa. E quando o evento acabar, compare o orçado com o realizado: é assim que o próximo sai melhor.
Perguntas frequentes sobre custo de evento
Serve para retiro, congresso e para a ceia de Natal?
Serve para qualquer evento com custo fixo e custo por pessoa, que é praticamente todo evento de igreja: retiro de jovens, congresso, encontro de casais, ceia de Natal, batismo, acampamento infantil. Deixe em zero os blocos que não se aplicam ao seu caso.
Quanto devo reservar para imprevistos?
Dez por cento do total é o piso razoável. Em evento fora da cidade ou com hospedagem, use quinze: transporte quebra, chove, e a contagem final de participantes quase nunca é a contagem da inscrição.
A inscrição sugerida já inclui alguma margem?
Não. Ela é exatamente o valor que faz o evento empatar, considerando o público que você informou e o subsídio declarado. Se quiser que o evento gere caixa para o ministério, cobre acima disso e diga isso abertamente aos inscritos.
E se aparecerem menos pessoas do que o previsto?
Aí o custo por pessoa sobe, porque o fixo não muda. Rode a calculadora duas vezes, com o cenário otimista e com o pessimista, e leve os dois números para a liderança. A decisão de qual risco correr é dela, mas ela precisa ver os dois.
Dá para controlar as inscrições depois?
Esta ferramenta para no orçamento. Cobrar inscrição, controlar quem pagou, emitir comprovante e fazer o check-in no dia é o módulo de eventos do Ecclesiato, que fecha o ciclo entre o que você orçou aqui e o que realmente entrou.
Você orçou. Falta saber quem pagou.
O orçamento é a parte fácil. O trabalho começa quando abrem as inscrições e alguém precisa saber quem pagou, quem pagou metade, quem desistiu, quantos vão de ônibus e quem tem restrição alimentar, com essa lista mudando todo dia num grupo de WhatsApp. No Ecclesiato o evento tem página de inscrição própria, cobrança, controle de presença e um painel que compara o previsto com o arrecadado enquanto ainda dá tempo de reagir.
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