Até onze perguntas sobre a rotina da igreja: a ficha do visitante, a entrega da criança no fim do culto, a escala do mês, o relatório das células, o fechamento da tesouraria. Cada área recebe uma nota, e você vê o que resolver primeiro. Sem cadastro.
O que o diagnóstico avalia
Seis rotinas administrativas que toda igreja tem, com ou sem sistema. Cada resposta vale de 0 a 3 pontos, e a nota da área é a proporção do máximo. A área com a nota mais baixa vira a prioridade. A pergunta das células só entra para quem trabalha com células, e a do ministério infantil sai do cálculo para quem não tem um.
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Acolhimento de visitantes
O visitante vem no domingo, se encanta no culto, e na segunda ninguém lembra o nome dele. Aqui o prejuízo não se mede em horas: se mede em gente que foi embora sem ninguém perceber.
O primeiro passo: Com ou sem sistema: dê a cada ficha um responsável com nome e um prazo de 48 horas para o primeiro contato. Ficha sem dono é ficha esquecida.
Como o Ecclesiato resolve
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Ministério infantil
A entrega da criança depende de alguém reconhecer o rosto de quem veio buscar. Funciona até o dia do culto cheio, do voluntário novo na sala ou do responsável que não é o de sempre — e é nesse dia que não pode falhar.
O primeiro passo: Com ou sem sistema: dê a cada criança um número no check-in e entregue só a quem apresentar o mesmo número. Uma etiqueta de papel já resolve.
Como o Ecclesiato resolve
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Escala de voluntários
A escala é montada perguntando quem pode, e a informação de quem não pode chega depois que ela já foi publicada. É por isso que o furo aparece no sábado à noite.
O primeiro passo: Inverta a ordem: antes de montar, peça a cada voluntário os dias do mês em que ele não pode servir. Só isso já tira metade das trocas de última hora.
Como o Ecclesiato resolve
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Rede de células
O relatório de célula depende de cobrança, e quando chega não vira leitura: o pastor não sabe quais células estão crescendo e quais estão esfriando até a hora em que uma delas fecha.
O primeiro passo: Reduza o relatório ao mínimo — presença, visitantes e um campo livre. Relatório longo é relatório que o líder deixa para depois.
Como o Ecclesiato resolve
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Financeiro e decisões
A tesouraria fecha o mês na mão e a diretoria decide no feeling, porque o número não está na mesa quando a pergunta é feita.
O primeiro passo: Separe entradas e saídas em poucos centros de custo e feche o mês sempre com o extrato do banco ao lado. Um fechamento mensal simples vale mais que uma planilha perfeita feita uma vez por ano.
Como o Ecclesiato resolve
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Cadastro de pessoas
A base de pessoas está espalhada, e toda outra rotina da igreja herda esse problema: escala, célula, visitante e financeiro partem de listas diferentes que não conversam.
O primeiro passo: Escolha uma lista oficial e diga à liderança qual é. Duas planilhas “mais ou menos atualizadas” são piores que uma desatualizada que todo mundo sabe qual é.
Como o Ecclesiato resolve
As perguntas
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Quantas pessoas ativas a sua igreja tem hoje?
- Até 100
- De 101 a 250
- De 251 a 500
- De 501 a 1.000
- De 1.001 a 1.500
- De 1.501 a 2.000
- Mais de 2.000, ou mais de uma sede
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Como a vida da igreja se organiza durante a semana?
- Em células ou grupos pequenos
- Em ministérios e departamentos
- Nos dois, com peso parecido
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Onde está o cadastro das pessoas da igreja hoje?
- Em fichas de papel ou num caderno
- Numa planilha
- Nos grupos de WhatsApp e na memória de alguém
- Num sistema de gestão
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O visitante preencheu a ficha no domingo. O que acontece com ela na segunda-feira?
- Fica numa pasta até alguém lembrar
- Alguém liga, quando dá tempo
- Tem um responsável e um prazo para o contato
- Acompanhamos do primeiro contato até o batismo
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No fim do culto, como a criança do ministério infantil volta para os pais?
- Sai com quem vier buscar, porque a gente conhece todo mundo
- Conferimos o nome numa lista de papel
- Etiqueta ou pulseira com um número que o responsável apresenta
- Check-in digital: só retira quem está autorizado e tem o código
- Não temos ministério infantil
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Quanto tempo leva para montar a escala de voluntários do mês?
- Mais de 4 horas
- Entre 2 e 4 horas
- Menos de 1 hora
- Não tem escala do mês: resolvemos semana a semana
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Sábado, 22h: um voluntário avisa que não vai poder servir amanhã. O que acontece?
- Começa a correria no WhatsApp atrás de substituto
- O líder do ministério resolve, mas sempre em cima da hora
- Temos uma reserva combinada para esses casos
- Quase não acontece: sabemos antes quem não pode
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Como o relatório das células chega até o pastor?
- Cobrando um por um no WhatsApp
- Por formulário ou planilha, mas metade não preenche
- Chega toda semana, mas ninguém consegue consolidar
- Chega, e eu vejo qual célula cresce e qual esfria
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Na reunião da diretoria alguém pergunta: “estamos crescendo este trimestre?”. O que acontece?
- Silêncio, ou um “acho que sim”
- Alguém fica de levantar os números para a próxima
- Temos uma parte: o número de pessoas ou o financeiro, não os dois
- O relatório já está pronto antes da reunião
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Como o mês financeiro fecha e chega ao contador?
- Recibos numa pasta e um caderno de caixa
- Planilha preenchida à mão, conferindo o extrato linha a linha
- Planilha organizada, mas o contador sempre devolve com ajuste
- Conciliado com o extrato e exportado pronto para o contador
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Quem cuida da parte administrativa da igreja?
- O pastor, no tempo que sobra
- Um ou dois voluntários
- Uma secretaria ou tesouraria com tempo dedicado
Perguntas frequentes
Como organizar a administração da igreja?
Comece pela lista de pessoas: escolha uma lista oficial e diga à liderança qual é. Depois ataque as rotinas que se repetem toda semana — a escala de voluntários, o contato com o visitante e o fechamento da tesouraria —, uma por vez, começando pela que mais pesa hoje. É isso que o diagnóstico desta página aponta.
Quanto tempo leva para montar a escala de voluntários do mês?
Montada na planilha, perguntando a cada voluntário se ele pode, a escala do mês costuma levar de 3 a 4 horas e ainda assim fura no domingo. Quando cada voluntário informa antes os dias em que não pode servir, e a montagem já parte disso, o tempo cai para perto de 15 minutos.
O que fazer com a ficha do visitante depois do culto?
Dar a ela um responsável com nome e um prazo — 48 horas para o primeiro contato é um bom começo. Depois disso, o acompanhamento segue em etapas, do primeiro contato até a pessoa se firmar na igreja. Ficha sem dono é ficha esquecida.
Como a tesouraria da igreja deve fechar o mês?
Com o extrato do banco ao lado: cada entrada e cada saída conferida contra o extrato, as saídas separadas em poucos centros de custo, e a prestação de contas feita todo mês, não uma vez por ano. O modelo gratuito de prestação de contas em /ferramentas já traz as categorias.
Como a nota do diagnóstico é calculada?
Cada resposta vale de 0 a 3 pontos, e a nota de cada área é a proporção do máximo possível, de 0 a 100. Abaixo de 40 a área precisa de atenção, de 40 a 74 funciona com esforço, e a partir de 75 está em ordem. A área de nota mais baixa vira a prioridade. As horas por mês são uma estimativa por baixo.
O diagnóstico é gratuito? Preciso me cadastrar?
É gratuito e não pede cadastro, e-mail nem telefone. O resultado aparece na tela, e o link de compartilhamento carrega só as respostas — nenhum dado da igreja é gravado.